Wenn wir als Zukunftszentrum Süd neue Organisationen kennenlernen, ist für uns immer spannend, welche Ausgangslage wir dort vorfinden. Beim diesem Institut, einer angesehenen Einrichtung für Umwelt- und Nachhaltigkeitsforschung, war sofort sichtbar, dass das Thema Künstliche Intelligenz bereits im Arbeitsalltag angekommen war. Gleichzeitig gab es viele offene Fragen und noch keinen gemeinsamen Rahmen. Genau an dieser Stelle begann unsere gemeinsame Reise.
Der Anfang: Orientierung finden und ein gemeinsames Verständnis schaffen
Zu Beginn ging es darum, Klarheit zu schaffen. Wir entwickelten zusammen mit der Institutsleitung grundlegende Leitlinien für den Einsatz von KI und stellten diese im Vorstand vor. Damit stand das Thema auf einer stabilen strategischen Grundlage.
Uns war wichtig, dass nicht nur über Tools gesprochen wird, sondern dass das Institut versteht, wie KI verantwortungsvoll, sicher und sinnvoll eingesetzt werden kann. Für uns ist dieser Schritt häufig entscheidend, weil er die Grundlage dafür bildet, dass alle Beteiligten denselben Weg vor Augen haben.
Vom Sammeln zum Priorisieren: Ein Workshop voller Ideen und Energie
Im nächsten Schritt führten wir einen Workshop durch. Dabei ging es darum, konkrete Anwendungsfälle zu sammeln und zu bewerten. Es war beeindruckend zu sehen, wie viele Ideen aus dem Team kamen und wie viel Wissen bereits vorhanden war. Die Diskussionen waren lebendig, lösungsorientiert und geprägt von echter Neugier.
Ein besonderer Moment für uns war, als sichtbar wurde, wie viel Fachkompetenz im Institut steckt. Es gibt Mitarbeitende, die programmieren können, andere haben ein tiefes Verständnis für Datenlogik oder Prozessgestaltung. Dieses verborgene Potenzial gemeinsam sichtbar zu machen, war für uns einer der schönsten Teile der Zusammenarbeit.
Am Ende des Workshops hatten wir eine priorisierte Liste von Anwendungsfällen. Diese bildet nun die Grundlage für die weitere Arbeit des Instituts. Es ist ein klarer Fahrplan entstanden, der offen für verschiedene Technologien bleibt.
Ein praktisches Beispiel: Die Analyse der Reisekostenabrechnung
Um KI verständlich zu machen, arbeiten wir gern mit echten Prozessen. Gemeinsam entschieden wir uns, die Reisekostenabrechnung genauer zu betrachten.
Mit einem KI-Canvas gingen wir Schritt für Schritt durch alle Abläufe, Verantwortlichkeiten und Herausforderungen. Dabei zeigte sich sehr schnell, dass für diesen Prozess keine KI nötig ist, stattdessen war der beste Weg eine digitale Lösung ohne KI.
Wissen schaffen, das bleibt: Qualifizierung für alle Mitarbeitenden
Parallel begleiteten wir den Start einer Basis-Schulung zu generativer KI. Unser Ziel war es, ein gemeinsames Grundverständnis zu schaffen, denn gerade in interdisziplinären Teams ist das ein entscheidender Schritt.
Zusätzlich übergaben wir dem Institut eine Vorlage für eine interne Vereinbarung zum Umgang mit KI. Sie unterstützt das Institut dabei, Sicherheit und Transparenz in die tägliche Arbeit zu bringen.
Was wir gemeinsam erreicht haben
Die Zusammenarbeit hat im Institut viele positive Entwicklungen angestoßen. Dazu gehören unter anderem:
- eine aktive KI-Arbeitsgruppe, die das Thema weiter vorantreibt
- ein klarer, gut strukturierter Fahrplan für den zukünftigen KI-Einsatz
- die Fähigkeit, den KI Canvas selbstständig zu nutzen
- eine digitalisierte Reisekostenabrechnung, die keine KI benötigt
- klare Leitlinien für den Umgang mit KI im Arbeitsalltag
- die Entdeckung und Aktivierung interner Kompetenzen
Vor allem Letzteres war für uns ein persönliches Highlight. Es ist immer wieder inspirierend zu sehen, wie viel Wissen in einer Organisation steckt, das nur darauf wartet, sichtbar zu werden.
Fazit: Unsere Beratung endet, doch die Entwicklung des Instituts geht weiter
Unsere Arbeit als Zukunftszentrum Süd ist an diesem Punkt abgeschlossen. Wir durften begleiten, beraten und Strukturen schaffen. Gleichzeitig ist klar, dass die eigentliche Reise jetzt erst beginnt. Das Institut hat eine solide Grundlage, eine motivierte KI-Arbeitsgruppe und Mitarbeitende, die bereit sind, Neues auszuprobieren und weiter zu lernen.
Für uns war diese Zusammenarbeit nicht nur ein Beratungsprojekt, sondern ein gemeinsamer Lernprozess. Wir gehen mit dem guten Gefühl, dass das Institut bestens vorbereitet ist, die nächsten Schritte eigenständig zu gehen und seine digitale Weiterentwicklung mit Mut und Kompetenz zu gestalten.
Emanuel Berger, Berater für Baden-Württemberg beim Zukunftszentrum Süd
