Mit ChatGPT über Nacht zur Transformation? Geht das?

In der heutigen Geschäftswelt propagieren Expertinnen und Experten oft, dass Unternehmen, die nicht auf den KI-Zug aufspringen, bald nicht mehr konkurrenzfähig sein werden. Doch diese Einstellung führt zu Unsicherheit bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Während die Vorteile von KI unbestreitbar sind, ist es entscheidend, nicht blind dem Hype zu verfallen und KI-Tools ohne klare Zielsetzung und Prozessanalyse zu implementieren. Eine durchdachte Herangehensweise ist unerlässlich, um teure Fehler zu vermeiden und tatsächlich von den Möglichkeiten der KI zu profitieren.

Warum der blinde Einsatz von KI-Tools problematisch ist

Als Beraterin habe ich bei meinen Kundinnen und Kunden und Workshopteilnehmenden oft beobachtet, dass viele Unternehmen sich unter Druck gesetzt fühlen, KI-Tools wie ChatGPT und ähnliche Technologien zu implementieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch ohne eine klare Zielsetzung und Prozessanalyse riskieren sie, am Ende eine Technologie zu haben, die sie möglicherweise überhaupt nicht brauchen oder bedienen können. Dies führt nicht nur zu unnötigen Ausgaben, sondern kann auch dazu führen, dass die bestehenden Prozesse nicht verbessert werden. Eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse ist daher unerlässlich, um sicherzustellen, dass das gewählte KI-Tool tatsächlich einen Mehrwert bietet und zur Verbesserung der Geschäftsprozesse beiträgt.

Häufige Missverständnisse über den Einsatz von KI in KMU

KI wird oft als sofortige Lösung für alle Probleme gesehen, ohne dass ein tiefes Verständnis für die Technologie und ihre Anforderungen besteht. Ich nehme dabei oft wahr, dass Unternehmen davon ausgehen, dass bekannte Tools wie ChatGPT universell einsetzbar sind, ohne Anpassungen an die spezifischen Geschäftsprozesse vorzunehmen. Dieses Missverständnis kann dazu führen, dass die Implementierung von KI-Tools nicht die erwarteten Ergebnisse liefert und mehr Frustration als Nutzen bringt.

Der richtige Weg zur Identifikation von KI-Potenzialen

Um die Potenziale von KI sinnvoll zu nutzen, sollten Unternehmen ihre Prozesse gemeinsam mit den Mitarbeitenden analysieren, da diese am besten darüber Bescheid wissen. Das Zukunftszentrum Süd unterstützt Unternehmen, indem mithilfe passgenauer Methoden die Prozesse analysiert und Potenziale identifiziert werden. Erfahrungsgemäß ist es hier zielführend zunächst einen zu optimierenden Prozess zu identifizieren und eine klare Zielvorstellung zu erarbeiten. Anschließend erfolgt eine detaillierte Ist-Soll-Analyse, bei der der aktuelle Prozess betrachtet und ein Ziel definiert wird. Die technischen Möglichkeiten zur Umsetzung des neuen Soll-Prozesses werden gemeinsam erörtert. Das Unternehmen erhält dadurch eine konkrete Vorstellung davon, wie KI optimal eingesetzt werden kann, sodass die Investition zielführend ist.

Angst vor Arbeitsplatzverlust durch KI mindern

Beim Einsatz von KI bin ich persönlich der Überzeugung, dass es vorteilhaft sein kann, wenn Veränderungen von den Mitarbeitenden aller Hierarchieebenen initiiert und getragen werden, anstatt von der Führungsebene lediglich diktiert zu werden. Im Projektmanagement nennt sich das Bottom-Up. Dieser Ansatz hat mehrere Vorteile:

• Engagement der Mitarbeitenden: Indem die Mitarbeitenden in den Prozess eingebunden werden, fühlen sie sich wertgeschätzt und sind eher bereit, neue Technologien zu akzeptieren.
• Weniger Angst vor Arbeitsplatzverlust: Wenn Mitarbeitende sehen, dass KI-Tools dazu dienen, ihre Arbeit zu erleichtern und Kapazitäten freizusetzen, anstatt sie zu ersetzen, mindert dies die Angst vor Arbeitsplatzverlust.
• Praxisnahe Lösungen: Mitarbeitende, die täglich in den Prozessen arbeiten, können realistische und praxisnahe Verbesserungsvorschläge machen, wodurch die Implementierung von KI-Tools effektiver wird.

Um von den Vorteilen der KI zu profitieren, müssen Unternehmen strategisch und durchdacht vorgehen. Es reicht nicht aus, nur die neuesten KI-Tools zu kaufen. Eine gründliche Analyse der eigenen Prozesse und eine enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden sind der Schlüssel zum Erfolg.

Das Zukunftszentrum Süd unterstützt Sie auf diesem Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Investitionen in KI tatsächlich zu den gewünschten Verbesserungen führen.

Autorin: Kirstin Heinl, Beraterin für digitale Transformation und Künstliche Intelligenz im Zukunftszentrum Süd