Eine Komplettlösung schlägt viele Insellösungen
Digitalisierungsexperte Sven Bachthaler empfiehlt kleinen und mittleren Betrieben den Einsatz von Software-Komplettlösungen, um Betriebsabläufe nahtlos aufeinander abzustimmen und so spürbare Arbeitserleichterungen für Führungskräfte und Mitarbeitende zu erzielen.
In meiner langjährigen Arbeit als Softwarehersteller für kleine und mittlere Unternehmen im Industrie- und Fertigungsbereich stelle ich immer wieder fest: Viele Betriebe haben mit den gleichen Herausforderungen zu kämpfen.
Der Kunde verschiebt kurzfristig den Liefertermin und schon wird es schwierig, bei einer ohnehin schon hohen Auslastung im Betrieb den Überblick zu behalten. Oder die Organisation der Betriebsmittel stimmt nicht und die Suche nach passendem Werkzeug für die jeweilige Aufgabe gestaltet sich für die Mitarbeitenden immer wieder zum unnötigen Zeitfresser. Auch bei der Lagerung der Rohmaterialen können Fehlerquellen auftauchen. Nicht nur, dass die Suche nach dem richtigen Material aufwändig ist, es wird auch ein Nachweis für die Kunden benötigt, der unter anderem der Chargenrückverfolgung dient. Analoge Prozesse machen diese Abläufe unnötig komplex und können im weiteren Verlauf zu Fehlern in der Fertigung führen. Blicken wir von der operativen Ebene in die administrative, verursachen vergessene oder versehentlich falsch ausgestellte Rechnungen unter Umständen nicht nur hohe Kosten, sondern kosten auch Zeit.
Systeme müssen miteinander kommunizieren
Erfahrungsgemäß behelfen sich gerade kleine Firmen, indem sie an verschiedene Stellen kleine Speziallösungen einführen. Große Standardlösungen, wie SAP, eignen sich für Betriebe mit wenig Mitarbeitenden nicht. Es fehlt meist neben den nötigen Strukturen auch das Budget und das nötige Knowhow, um derartige Software sinnvoll und nutzbringend einzusetzen. Doch diese vielen Einzellösungen kommunizieren in der Regel nicht miteinander. Anstatt Mühen und Zeit zu sparen, sind Mitarbeitende trotzdem mit doppelten Dateneingaben beschäftigt, um alle Systeme stets auf dem aktuellen Stand zu halten.
Softwareprogramme können die Effizienz in kleinen und mittleren Betrieben enorm erhöhen.
Wird von vornherein auf eine Softwarelösung eingesetzt, die vernetzt denkt und gleich mehrere Betriebsbereiche verknüpft, lassen sich diese Probleme vermeiden. Der Vorteil: Alle Mitarbeitenden können zeitgleich auf alle aktuellen Informationen im Zusammenhang mit Aufträgen, Materialen oder Werkzeugen zugreifen. Mitarbeitende sparen sich den Weg zum Vorgesetzten, denn viele Fragen erübrigen sich durch einen Blick ins System. Welche Aufgabe muss als nächstes angegangen werden, um den Auftrag fristgerecht zu erfüllen? Ist das passende Material im Lager vorrätig? Ist die benötigte Maschine gerade frei? Eine Komplettlösung sorgt für einen reibungslosen und effizienten Betriebsablauf, da Prozesse Hand in Hand gehen und Fehlerquellen durch die Automatisierung konsequent minimiert werden.
Veränderungswille ist Voraussetzung
Betriebe sollten sich aber bewusst machen: Der Einsatz einer umfassenden Softwarelösung setzt immer die Bereitschaft voraus, Veränderungen vorzunehmen – bei jedem Mitarbeitenden. Sie beeinflusst den täglichen Arbeitsablauf, indem sie die stetige Mitarbeit der Nutzer*innen fordert. Eine Softwarelösung ist wie ein weiteres Werkzeug, das in die täglichen Abläufe einbezogen und gepflegt werden muss. Andernfalls sinkt der Mehrwert rapide ab und die Lösung verliert ihren Nutzen. Denn nur dadurch, dass die Software kontinuierlich mit aktuellen Daten „gefüttert“ wird, kann sie ihre Aufgabe erledigen und beispielsweise automatische Kalkulationen durchführen oder kurzfristige Auftragsänderungen anzeigen. Die Last der Datenpflege wird dabei auf mehrere Schultern verteilt und durch die gemeinsame, zentrale Datenbasis werden Informationen für alle zugänglich gemacht.
Das Wissen, das sich in vielen Betrieben auf ein paar wenige Köpfe verteilt, wird dadurch allen Beschäftigten zugänglich gemacht. Das bedeutet eine große Entlastung für viele Führungskräfte und steigert gleichzeitig das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeitenden, wenn sie Arbeiten selbständig ohne etliche Rückfragen zum aktuellen Auftragsstand erfüllen können.
Was mit manueller Eingabe oder vielen, einzelnen Insellösungen gar nicht oder nur extrem aufwendig zu erzielen ist, lässt sich mit einer Software-Komplettlösung einfacher und effizienter umsetzen. Das gilt nicht nur für große Unternehmen, sondern vor allem auch für kleine Betriebe mit 10 oder 20 Mitarbeitenden. Die anfängliche Investition in die Softwareentwicklung und dem Einsatz im Betrieb sind erfahrungsgemäß schnell wieder erwirtschaftet – durch Kosteneinsparungen, Fehlervermeidung durch automatisierte Abläufe und einer insgesamt höheren Kundenzufriedenheit.
Über den Autor:
Die Firma Bachthaler IT ist ein bundesweit tätiger Softwarehersteller mit Sitz in Kirchheim unter Teck in Baden-Württemberg. Seit 2013 entwickelt und implementiert das Team mit Firmengründer Dr. Sven Bachthaler Individual- und Standardsoftware für kleine und mittlere Unternehmen.
